校内各单位：

根据教育部相关要求，现将国际会议申报注意事项通知如下。

一、国际会议的界定

在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议，均需报教育部审批。

二、重大国际会议和一般性国际会议

重大国际会议是指自然科学技术类外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议；人文社科类外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议；邀请国家领导人和正部级及以上外国政要或前政要的国际会议。

不符合上述标准的国际会议为一般性国际会议。

三、申报时限和申报流程

重大国际会议各二级单位须在对外宣布前提前至少6个月向国际处申报，一般性国际会议须在对外宣布前至少提前3个月向国际处申报。

会议请示材料须经学院初审同意后，会议联系人将学院签字盖章的纸质材料报送国际处（国交309杨老师67865119）后，国际处方可启动会议报批流程。

四、国际会议预报

每年9-10月份需要预报下一年度举办的重大国际会议，一般性国际会议不再需要预报，具体时间另行通知。

五、获批会议注意事项

1.获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如需更改，须在原定会议时间前2个月向国际处提出变更申请，经国际处审核后报教育部平台。

2.在会议的筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，防止出现"两个中国"和"一中一台"等敏感问题，尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。

六、会议后总结材料要求

1.会议负责人须在会议结束后２个月内，将国际会议总结材料打包发送至hawk2017@ccnu.edu.cn。总结材料应包括会议总结（至少3000字）、统计表、重要照片3-5张(JPG格式，3500*2500像素)、 论文集（1份）、到会国内外代表名单等材料。

2.会议照片可包括开幕式，会议代表合影，会场全景，会议发言人，会议重要活动，主席台，闭幕式等，须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

3.国际会议学术总结须述明：

（1）会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。

（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；

（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；

（4）会议学术综述由会议学术负责人组织撰写和签名，须署明联系人、联系电话和Email。

                                                    国际合作与交流处

                                                     2024年6月20日